W ostatnim wpisie omawiałem podstawowe zasady reprezentacji spółki z o.o. oraz wyjątki od reprezentacji spółki z o.o. przez jej zarząd. Ze wspomnianego wpisu wiesz już, że spółkę z o.o. reprezentuje co do zasady jej zarząd. Wyjątkiem od tej zasady jest art. 210 § 1 KSH, który stanowi, że w umowie między spółką a członkiem zarządu oraz w sporze z nim spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników.
Bardzo często spółki z o.o. nie posiadają rady nadzorczej, ponieważ w spółce tej co do zasady organ ten nie jest obowiązkowy. W takim przypadku jedyną możliwością reprezentacji spółki z o.o. w umowie z jej członkiem zarządu jest pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. W tym wpisie poruszę najważniejsze praktyczne kwestie reprezentacji spółki z o.o. przez pełnomocnika podczas zawierania umowy z członkiem zarządu.
W jakiej formie powołać pełnomocnika?
Takiego pełnomocnika do zawarcia umowy z członkiem zarządu powołują wspólnicy spółki z o.o. w formie uchwały. Uchwały wspólników spółki z o.o. zamieszcza się natomiast w protokole sporządzonym w formie pisemnej (na piśmie). Głosownie uchwały w sprawie powołania pełnomocnika powinny odbywać się w trybie tajnym.
Z praktycznego punktu widzenia bardzo ważna jest forma, w jakiej sporządzony został protokół Zgromadzenia Wspólników zawierający uchwałę o powołaniu pełnomocnika. Jak wspomniałem powyżej – co do zasady taki protokół sporządza się w zwykłej formie pisemnej. Jeżeli jednak umowa zawierana z członkiem zarządu ma zostać sporządzona w szczególnej formie (np. w formie aktu notarialnego w przypadku sprzedaży nieruchomości), to również protokół zawierający uchwałę wspólników o powołaniu pełnomocnika powinien zostać sporządzony w tej samej formie co planowana umowa.
Kto może być powołany jako pełnomocnik do zawarcia umowy z członkiem zarządu?
Pełnomocnikiem do zawarcia umowy z członkiem zarządu może być przykładowo wspólnik spółki, czy też osoba ze spółką w ogóle niezwiązana – generalnie przepisy nie wymagają od osoby pełnomocnika posiadania szczególnych kompetencji, wykształcenia lub też szczególnych przymiotów i kwalifikacji.
W literaturze prawniczej istnieją natomiast spory, co do tego czy pełnomocnikiem może być któryś z pozostałych członków zarządu spółki z o.o. – znaleźć można w tym zakresie różne stanowiska. Z praktycznego punktu widzenia, aby uniknąć kwestionowania ważności zawartej umowy warto powołać na pełnomocnika inną osobę niż pozostali członkowie zarządu.
Do czego może być upoważniony pełnomocnik powołany uchwałą wspólników?
Co do zasady takie pełnomocnictwo udzielone przez wspólników spółki obejmuje umocowanie pełnomocnika do zawarcia konkretnej, wskazanej w uchwale umowy. Możliwe jest także umocowanie takiego pełnomocnika do zawarcia nie tylko konkretnej umowy, ale także określonego rodzaju umów, a także dokumentów związanych lub towarzyszących zawieranej z członkiem zarządu umowie.
W praktyce oznacza to, że w uchwale zawierającej powołanie pełnomocnika warto określić jaką umowę lub jakie rodzajowo umowy taki pełnomocnik może zawierać. Jeśli zawarciu takiej umowy towarzyszyć ma podpisanie jeszcze innych porozumień, aneksów, lub innych dokumentów, to warto również takie dodatkowe dokumenty w uchwale powołującej wymienić. Jeśli uchwała zawiera takie rodzajowe określenie umów (np. umowy sprzedaży, dostawy itp.) lub innych dodatkowych dokumentów jak np. aneksy lub inne porozumienia, to pełnomocnik umocowany będzie do podpisywania takich dokumentów bez potrzeby podejmowania uchwały odrębnie dla każdego z nich.
Dodatkowo, w uchwale warto określić także ogólne warunki planowanej umowy np. wysokość wynagrodzenia, cenę lub też inne istotne z perspektywy spółki warunki zawieranej umowy.
Podsumowanie
- Pełnomocnika do zawarcia umowy z członkiem zarządu powołują wspólnicy spółki z o.o. w formie uchwały (w głosowaniu tajnym), którą zamieszcza się natomiast w protokole sporządzonym w formie pisemnej (na piśmie).
- Jeżeli jednak umowa zawierana z członkiem zarządu ma zostać sporządzona w szczególnej formie np. w formie aktu notarialnego, to 2) również protokół zawierający uchwałę wspólników o powołaniu pełnomocnika powinien zostać sporządzony w formie aktu notarialnego.
- Przepisy nie wymagają od osoby pełnomocnika posiadania szczególnych kompetencji, wykształcenia lub też szczególnych przymiotów i kwalifikacji – pełnomocnikiem do zawarcia umowy z członkiem zarządu może być przykładowo wspólnik spółki, czy też osoba ze spółką w ogóle niezwiązana.
- Z praktycznego punktu widzenia, aby uniknąć kwestionowania ważności zawartej umowy warto powołać na pełnomocnika inną osobę niż pozostali członkowie zarządu.
- Co do zasady takie pełnomocnictwo udzielone przez wspólników spółki obejmuje umocowanie pełnomocnika do zawarcia konkretnej, wskazanej w uchwale umowy.
- Możliwe jest jednak określenie w uchwale powołującej pełnomocnika, jakie rodzajowo umowy taki pełnomocnik może zawierać. Jeśli zawarciu takiej umowy towarzyszyć ma podpisanie jeszcze innych porozumień, aneksów, lub innych dokumentów, to można również takie dodatkowe dokumenty w uchwale powołującej wymienić.
- W uchwale o powołaniu pełnomocnika do zawarcia umowy z członkiem zarządu warto określić także ogólne warunki planowanej umowy np. wysokość wynagrodzenia, cenę lub też inne istotne z perspektywy spółki warunki zawieranej umowy.
Zespół Cogents
