W dzisiejszych czasach newslettery stanowią jedno z kluczowych narzędzi marketingowych, które umożliwiają firmom bezpośrednią komunikację z klientami i budowanie długotrwałych relacji. Aby jednak prowadzenie kampanii newsletterowi było zgodne z przepisami prawa i transparentne dla odbiorców, niezbędne jest przygotowanie regulaminu newslettera.
Poniżej wskażemy, co powinien zawierać taki regulamin, aby spełniał swoją funkcję oraz jakie korzyści niesie jego wdrożenie.
Co powinien zawierać regulamin newslettera?
Regulamin newslettera może być częścią większego dokumentu, np. regulaminu sklepu internetowego, ale może również stanowić osobny dokument, w którym uregulowane zostaną tylko kwestie dotyczące narzędzia, jakim jest newsletter.
Informacje, które powinny znaleźć się w regulaminie wynikają bezpośrednio m.in. z wymogów ustawy o prawach konsumenta, ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz RODO, a także z wypowiedzi UOKiK.
Regulamin newslettera powinien zawierać:
- Dane identyfikacyjne i kontaktowe (adres, nr telefonu, e-mail) administratora;
- Procedura zawarcia umowy o dostarczenie treści cyfrowych;
- Wymogi techniczne niezbędne do korzystania z materiałów;
- Informacja na temat praw autorskich do materiałów;
- Zasady odstąpienia od umowy i reklamacji;
- Pozasądowe sposoby dochodzenia roszczeń;
- Informacje na temat przetwarzania danych osobowych.
Jeżeli użytkownik zapisuje się do newslettera, żeby otrzymać opisane na stronie materiały, w formularzu zapisu podaje przynajmniej swój adres e-mail. To wystarczające do uznania, że dochodzi w tym przypadku do przetwarzania danych osobowych.
Dane osobowe użytkownika są przetwarzane w celu zawarcia i wykonania umowy o dostarczenie treści cyfrowych w postaci Materiałów na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
Zapis do newslettera
Aby zapisać się do newslettera kluczowe jest jeszcze właściwe ustawienie formularza rejestracyjnego. Formularz musi uwzględniać:
- akceptację regulaminu newslettera;
- zgodę na otrzymywanie newslettera,
- skróconą klauzulę informacyjną,
- odesłanie po więcej szczegółów (czyli np. do regulaminu newslettera).
To o czym należy pamiętać, to to, aby nie wysyłać newslettera do niezapisanych użytkowników
W polu do zapisu na newsletter najbezpieczniej jest zastosować tzw. hecko, który musi zaznaczyć użytkownik, aby zapisać się na newsletter. W treści checkboxa zalecamy dodać link do regulaminu newslettera.
Poniżej zamieszczamy przykładową treść dotyczącą uzyskania zgody:
„Zapisuję się do newslettera i akceptuję regulamin newslettera”
Ponadto, należy zamieścić odpowiedni box, w którym konsument będzie mógł zaznaczyć np. za pomocą znaczka „X”, iż wyraża zgodę na zapis do newslettera.
Czy każdy newsletter wymaga regulaminu?
Lead magnet jest sposobem na zwiększanie konwersji z formularzy zapisu do newslettera. Newsletter zazwyczaj stanowi bonus, który konsument otrzymuje w zamian za udostępnienie danych.
Niekiedy jednak, serwisy oferują możliwość zapisu do newslettera bez żadanych dodatkowych bonusów. W takim wypadku, zapis do newslettera bez lead magnet nie generuje potrzeby posiadania regulaminu. Wówczas wystarczająca będzie po prostu zgoda newsletterowa, (np. w formie checkboxa).
Zespół Cogents
