W ostatnich wpisach omawialiśmy, jak podpisywać umowy z członkiem zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Wiadomo już, że co do zasady w imieniu spółki działa jej zarząd. Jednym z wyjątków od tej zasady jest art. 210 § 1 Kodeksu spółek handlowych (KSH) określający, że w umowie między spółką a członkiem zarządu oraz w sporze z nim spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników.
W poprzednich artykule przedstawiliśmy również podstawowe zasady podpisywania umów w imieniu spółki przez pełnomocnika powołanego uchwałą Zgromadzenia Wspólników. W tym artykule skupimy natomiast się na roli Rady Nadzorczej przy reprezentacji spółki w umowie lub sporze z członkiem zarządu.
Jak przygotować się do podpisania umowy z członkiem spółki z o.o. przez Radę Nadzorczą?
Przepisy KSH nie określają którzy członkowie Rady Nadzorczej powinni działać w imieniu spółki przy zawieraniu umowy z jej członkiem zarządu. Zgodnie z art. 210 § 1 KSH, w przypadku umowy lub sporu z członkiem zarządu, spółkę reprezentuje Rada Nadzorcza. Przepis nie wskazuje jednak, którzy członkowie Rady mają działać w imieniu spółki ani w jaki sposób powinni to robić.
Jeśli wiadomo, że w spółce z o.o. działa Rada Nadzorcza i to Rada Nadzorcza podpisywała będzie umowę z członkiem zarządu, warto w pierwszej kolejności sprawdzić dokumenty wewnętrzne spółki. Pomocne będą w szczególności umowa spółki (lub też akt założycielski) oraz regulaminy, w tym regulamin działania Rady Nadzorczej. W praktyce dokumenty te określają często na przykład to, który członek Rady Nadzorczej powinien podpisać umowę z członkiem zarządu w imieniu spółki. Chodzi o zapisy określające, którzy członkowie Rady Nadzorczej upoważnieni są do podpisania dokumentów w imieniu spółki z o.o. lub w jaki sposób można upoważnić do tego członków Rady Nadzorczej.
Co zrobić, jeśli umowa spółki (akt założycielski) lub inne dokumenty (np. regulamin Rady Nadzorczej) nie określa zasad reprezentacji spółki przez Radę Nadzorczą?
Określenie sposobu reprezentacji spółki przez Radę Nadzorczą w umowie spółki, regulaminie Rady Nadzorczej lub innych dokumentach wewnętrznych nie jest jednak obowiązkowe – przepisy KSH nie przewidują takiego obowiązku.
Jeśli spółce nie przyjęto takich wewnętrznych dokumentów, a ponadto umowa spółki nie odpowiada na pytanie jak zawrzeć umowę przez Radę Nadzorczą, to dopuszcza się reprezentację spółki na dwa sposoby:
- Pierwszy sposób to reprezentacja spółki przez wszystkich członków Rady Nadzorczej działających łącznie. W takim przypadku to wszyscy członkowie Rady Nadzorczej łącznie powinni podpisać dokumenty.
- Drugi sposób to podjęcie przez Radę Nadzorczą uchwały wyrażającej zgodę na zawarcie danej umowy (akceptującej umowę) i upoważniającej jednocześnie niektórych z członków Rady Nadzorczej do podpisania umowy z członkiem zarządu.
W praktyce ze względów organizacyjnych zdecydowanie najczęściej stosuje się drugi sposób. W przypadku wieloosobowych lub wyspecjalizowanych Rad Nadzorczych niezwykle trudno jest zorganizować podpis wszystkich członków Rady Nadzorczej. Dodatkowo Rady Nadzorcze najczęściej nie działają sposób stały, a członkowie spotykają się jedynie od czasu do czasu na posiedzeniach. W takiej sytuacji organizowanie podpisów wszystkich członów Rady może okazać się długim i trudnym logistycznie procesem.
Co powinna zawierać uchwała Rady Nadzorczej dotycząca podpisania umowy z członkiem zarządu?
W uchwale Rady Nadzorczej warto określić w szczególności rodzaj podpisywanej z członkiem zarządu umowy (np. umowa sprzedaży, umowa zlecenie itp.), istotne warunki takiej umowy (np. zakres usług, wynagrodzenie, odpowiedzialność itd.), akceptację przez Radę takiej umowy oraz członków Rady Nadzorczej upoważnionych jej podpisania. Określenie i akceptacja warunków planowanej umowy może nastąpić przez odwołanie do treści umowy stanowiącej załącznik, jeżeli znana jest już jej ostateczna treść.
Przepisy nie określają ilu konkretnie członków Rady ma podpisać umowę, więc w uchwale można określić te kwestię dowolnie. Najbezpieczniej jest wskazać upoważnianych członków Rady Nadzorczej z imienia i nazwiska oraz określić, czy mogą oni podpisywać dokumenty każdy z nich samodzielnie czy też wszyscy wymienieni łącznie. Trzeba jednak pamiętać, że jeśli do zawarcia umowy upoważnimy kilku członków Rady łącznie, to wszyscy tak wskazani członkowie Rady łącznie będą musieli podpisać dokumenty – brak podpisu jednego z nich spowoduje, że umowa nie zostanie zawarta.
Podsumowanie
- W umowie lub sporze między spółką a członkiem zarządu spółki z o.o. spółkę tę reprezentuje Rada Nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą wspólników.
- Przepisy KSH nie określają w jaki sposób lub którzy członkowie Rady Nadzorczej powinni reprezentować spółkę z o.o. w umowie z jej członkiem zarządu.
- Przygotowując się do podpisania umowy przez Radę Nadzorczą, w pierwszej kolejności warto sprawdzić dokumenty wewnętrzne spółki. W szczególności pomocne będą umowa spółki (lub też akt założycielski) oraz regulaminy, w tym regulamin działania Rady Nadzorczej.
- Jeśli w spółce nie przyjęto takich wewnętrznych regulaminów, a ponadto umowa spółki nie określa sposobu reprezentacji spółki z o.o. przez Radę Nadzorczą, to dopuszcza się reprezentację spółki na dwa sposoby. Pierwszy sposób to reprezentacja spółki przez wszystkich członków Rady Nadzorczej działających łącznie. Drugi sposób to podjęcie przez Radę Nadzorczą uchwały wyrażającej zgodę na zawarcie danej umowy (akceptującej umowę) i upoważniającej jednocześnie niektórych z członków Rady Nadzorczej do podpisania umowy z członkiem zarządu.
- Warto, aby taka uchwała Rady Nadzorczej przewidywała rodzaj podpisywanej z członkiem zarządu umowy (np. umowa sprzedaży, umowa zlecenie itp.), istotne warunki takiej umowy (np. zakres usług, wynagrodzenie, odpowiedzialność itd.), akceptację przez Radę umowy oraz członków Rady Nadzorczej upoważnionych jej podpisania.
Zespół Cogents
