W praktyce niejednokrotnie zachodzi potrzeba zawarcia umowy między spółką z o.o. a jej członkiem zarządu. Często już po powołaniu danej osoby do zarządu spółka chce zawrzeć z nią umowę o pracę, czy też kontrakt menadżerski. Doświadczenie pokazuje, że reprezentacja spółki w takim przypadku nie jest sprawą zupełnie oczywistą i sprawia przedsiębiorcom sporo wątpliwości. Niestety błędy popełniane na tym etapie i niewłaściwie przygotowana reprezentacja spółki mogą skutkować nieważnością umowy i konsekwencjami finansowymi.
Jak zatem uchronić się od nieważności umowy i przygotować właściwą reprezentację do zawarcia umowy? W artykule omówię kluczowe zasady dotyczące reprezentacji spółki przy umowie z członkiem zarządu oraz jak uniknąć najczęstszych błędów.
Reprezentacja spółki z o.o. – podstawowe zasady
Co do zasady czynności w imieniu spółki z o.o. dokonuje jej zarząd. Innymi słowy można powiedzieć, że to zarząd reprezentuje spółkę podczas dokonywania poszczególnych czynności, chyba że przepisy przewidują inny sposób jej reprezentacji. W przypadku zarządów składających się z więcej niż jednego członka (tzw. zarząd wieloosobowy), to czy czynności w imieniu spółki może dokonać każdy z członków zarządu z osobna, czy też jedynie łącznie, określa najczęściej umowa spółki. Jeśli jednak umowa spółki nie zawiera dotyczących tego postanowień, spółkę reprezentuje dwóch członków zarządu łącznie lub członek zarządu łącznie z prokurentem (art. 205 § 1 KSH).
Umowa z członkiem zarządu – kto reprezentuje spółkę?
Jednym z wyjątków, o których wspomniałem powyżej jest umowa między członkiem zarządu a spółką. Zgodnie z przepisami kodeksu spółek handlowych (art. 210 § 1 KSH) w umowie między spółką a członkiem zarządu oraz w sporze z nim spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników.
Stojąc przed potrzebą zawarcia umowy z członkiem zarządu trzeba więc pamiętać, że spółkę w takiej sytuacji reprezentować może jedynie rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. Żaden inny organ lub osoba nie posiada takiej kompetencji. Reprezentacja spółki w inny sposób niż przez radę nadzorczą lub powołanego pełnomocnika powoduje, że umowa jest nieważna – uznaje się, że nigdy nie doszła do skutku.
O reprezentacji zaś spółki przez radę nadzorczą lub przez powołanego pełnomocnika opowiem w odrębnych wpisach.
Jak zawrzeć umowę z członkiem zarządu w tzw. spółce jednoosobowej?
Jeszcze inaczej wygląda kwestia reprezentacji spółki jednoosobowej w umowie z jej członkiem zarządu. Spółka jednoosobowa to sytuacja, w której ta sama osoba jest jedynym wspólnikiem spółki i jednocześnie jednym członkiem zarządu. Taka spółka posiada tylko jednego wspólnika i tylko jednego członka zarządu, a obie te role pełni ta sama osoba.
W takim przypadku każda czynność prawna między spółką a takim jedynym wspólnikiem (będącym jednocześnie jednym członkiem zarządu) powinna zostać dokona w formie aktu notarialnego. Zatem chcąc zawrzeć umowę między taką spółką a jej członkiem zarządu i zarazem jedynym wspólnikiem, nie powołuje się pełnomocnika, który reprezentowałby spółkę, a żeby zawrzeć taką umowę trzeba udać się do notariusza, który sporządzi umowę w formie aktu notarialnego. Notariusz natomiast po dokonaniu takiej czynności zawiadamia o tym sąd rejestrowy.
Podsumowanie
- Spółkę z o.o. reprezentuje zarząd spółki, chyba że przepisy przewidują wyjątek od tej zasady.
- W przypadku zarządu składającego z więcej niż jednego członka, umowa spółki powinna określać, czy członkowie zarządu reprezentują ją działając (np. podpisując się) łącznie, czy też spółkę może reprezentować samodzielnie każdy z członków zarządu.
- Jeśli umowa nie przewiduje sposobu reprezentacji spółki w przypadku zarządu wieloosobowego, spółkę reprezentuje dwóch członków zarządu łącznie lub członek zarządu łącznie z prokurentem.
- W umowie z członkiem zarządu, spółkę z o.o. reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą wspólników. Reprezentacja spółki w inny sposób powoduje, że umowa jest nieważna.
- W przypadku natomiast tzw. spółek jednoosobowych czynność prawna między spółką a takim jedynym wspólnikiem (będącym jednocześnie jednym członkiem zarządu) powinna zostać dokona w formie aktu notarialnego. Niezachowanie formy aktu notarialnego powoduje natomiast, że czynność prawna jest nieważna.
Zespół Cogents
